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今更聞けないメールマナー
メールやり取りに関して・・・
メールを受け取っているのに返信を出さない人がいます。
実はメールが相手に届いていないという事も時には発生します。
差出人が不安にならないように「承知しました。」等の簡単な返信をするだけで相手の不安は取り除けます。
また、返事に時間を有する場合があります。
こういった場合は、「内容を確認の上、～～までに返信します」等の第一報メールを返すという
細やかな心遣いがあれば、相手も安心しますよね。
また、メールには機種依存文字があります。
これらは使わないように意識しましょう。
mac端末だと依存文字は化けてしまう可能性があります。
会社によってはスマートメディアを使用（ipad等）している場合があり、
これらは文字化けしてしまいがちです。注意したいですね。
ついつい使いがちなのですが、全文引用はなるべく避けましょう。
メール本文の引用を使用して、手短に論点が判りやすくする工夫が、お互いの時間ロス防止になります。
また、1通のメールで複数の異なる要件は書かないように意識しましょう。
複数の要件が書かれたメールだと内容にある一つの要件に気持ちが集中してしまい
他の内容を見落としてしまいがちになってしまいます。
また、スクロールしなければわからない内容は気づかずそのまま放置されてしまう恐れがあります。
注意したいですね。
題名に目的（要件）を入れるようにして、ロストを防ぎましょう。
適度な文章量を心がけましょう。
意思の疎通が全て文字を通して行われるので、あまり多くの文章があると気が滅入ったり、
文間や文字の間隔が詰まっていたりしてとても見づらく目が疲れてしまいます。
メール本文は1行あたり、半角にて70文字程で改行されるのが良いとされています。
これは本文が引用された場合、折り返し位置が悪くなり、
引用された文章かどうかの判断が付きにくくなるという理由からです。
相手に理解されたいメールを目指すのであれば文章で説明するよりも、
箇条書きにて要点を絞って列記している事も見習いましょう。わかりやすいですよ。
ということで、その他も書けばきりがないのですが簡単に箇条書きにて記載します。
・確実に読んでもらうためには、休み明けを避けて送信しましょう。
・簡単でもいいから返信を送る、コミュニケーションを円滑に行う為、意思の疎通は早めにしたほうがいいです。
何かしらの返信を送ることで 相手へのケアになりますね。
・相手は自分とは違います。考え方も意識も。
メールを書く要点として、あまりストレートで無愛想なメールだと 相手に誤解を受けかねません。
テキストでの表現は一層の注意をしましょう。
どうでしたか？まだまだ、注意点はたくさんあるのですが、
社会人として恥ずかしくないメールコミュニケーションを取りたいですよね。
メールは文面だけのやり取りです。最大限に相手をケアして適切なやり取り、
相手を不快にさせないやり取りを常に心がけましょう。
余談ですが、私の知人は苦手な相手へのメールが必要以上に丁寧過ぎてそれが火種で
段々何のやり取りをしているのかすら判らないくらいに無駄に敬語が入り乱れる文面になってしまい、
もはやどうにもならなくなっております。継続中です（笑）
